دفتر مجازی چیست؟
تاریخچه
اندیشه دفتر مجازی حاصل ترکیبی از نوآوری فناورانه و عصر اطلاعات است. این مفهوم ریشه در انقلاب صنعتی دارد، که جایگزین‌هایی برای شیوه‌های کاری کنونی، به خصوص از نوع دورکاری، مطرح شد. مفهوم دفتر مجازی نوعی تکامل صنعت سوئیت اداری (executive suite industry) است. اما میزان انعطاف‌ناپذیری قرارداد سوئیت اداری با بسیاری از مدل‌های تجاری همخوانی ندارد و از این رو، مفهوم دفتر مجازی شکل گرفت. نخستین اجرای تجاری اندیشه دفتر مجازی در سال ۱۹۹۴ زمانی تحقق یافت که رالف گرگوری «شرکت دفتر مجازی» را در بولدر[۱]، کولورادو پایه‌گذاری کرد.
خدمات
عبارت «دفتر مجازی» تنها استفاده از فضا را به ذهن متبادر می‌سازد، اما اجرای کامل آن ارتباطات زنده حرفه‌ای را نیز دربرمی‌گیرد.
خدمات ارتباطی
منشیِ راه دور : به منظور جایگزین کردن یک منشی به شکل سنتی آن، گروهی از کارمندان در محیطی اداری با استفاده از نرم‌افزار مرکز تلفن کامپیوتری (Computer Telephone Integration) از راه دور مشغول به کارند.
دستیار مجازی : یک دستیار مجازی اغلب یک «عقاب تنها»ست که از خانه مشغول به کار است و به ندرت با مشتریان خود برخوردِ رو در رو دارد و نرخ استخدام انها پایین است.
سرویس‌های پاسخگویی : مراکز تماس با هدف دریافت و انتقال حجم وسیعی از درخواست‌ها از موقعیتی مرکزی از طریق تلفن گویا و یا منشی حقیقی(اپراتور) و فکس(فکس اینترنتی) عمل می‌کنند. کاربران اغلب از مشکلاتی همچون امنیت، عدم صمیمیت کارکنان و تغییرات و جابجایی‌های زیاد، موانع زبانی، خطاهای ترجمه و ارائه تصویری نه چندان حرفه‌ای گلایه می‌کنند. هنگام انتخاب یک سرویس پاسخگویی، سرویسی را در کشور خودتان انتخاب کنید تا هیچ گونه مانع زبانی رخ ندهد.
صندوق صوتی : یک فناوری کم‌هزینه است که پیام‌های شنیداری را به صورت الکترونیکی ذخیره می‌کند. در اپلیکیشن‌های خدمات مشتری، صندوق صوتی دارای یک سری محدودیت‌ها و همواره با فرسایش همراه است. انتقادات از این اپلیکیشن‌ها فراوان و اسباب تمسخر شد‌ه‌اند. مطالعات نشان می‌دهد که تا ۷۵ درصد از تماس‌گیرندگان به محض این که تماسشان را یک ماشین پاسخ می‌دهد، قطع می‌کنند.
فضای دفتر مجازی : دفتر مجازی به شما این امکان را می‌دهد تا یک آدرسِ باپرستیژ در شهری به انتخاب خودتان با تنها بخشی از هزینه اجاره کردن چنین مکانی در اختیار داشته باشید.
سرویس پاسخگوی تلفن : سرویس پاسخگوی تلفن دفتر مجازی پلی است که شکاف میان شما و مشتریانتان را پر می‌کند.
